Skal du innføre rutiner og kurs for å sikre trygge rammer for barn, unge og frivillige i din organisasjon? Scroll nedover for forslag til prosess, planer og tiltak.

Hvem skal undersøke og saksbehandle et varsel?

Det er ulikt fra organisasjon til organisasjon hvem som har ansvar for å håndtere et varsel. LNU sin anbefaling er at de som saksbehandler varselet er del av den sentrale ledelsen og består av tre til fire personer. Dette kan enten være organisasjonens arbeidsutvalg, en arbeidsgruppe som består av sentrale ansvarspersoner eller et formelt nedsatt varslingsutvalg. Deres oppgave vil være å vurdere og undersøke varselet, gjennomføre samtaler med alle involverte og lage en innstilling til vedtak.

Hvem tar beslutninger og fatter vedtak?

Det er også stor variasjon blant organisasjoner på hvem som har beslutningsmyndighet i saken. I organisasjoner med et eget varslingsutvalg kan det være arbeidsutvalget i organisasjonen som tar beslutningen i saken og at vedtaket kan ankes til sentralstyret. I andre organisasjoner er det sentralstyret som fatter vedtak på grunnlag av en innstilling fra et varslingsutvalg eller arbeidsutvalg, og beslutningen kan ankes til et landsstyret. Det viktigste er at det står beskrevet klart i organisasjonens retningslinjer, så det ikke er tvil om hvem som har hvilket ansvar og myndighet.

I LNU har vi valgt å lage retningslinjer for mottak og håndtering av varsler som er spesielt tilpasset saker som omhandler seksuell trakassering, overskridende adferd og overgrep. Vi har kalt dette Trygg-retningslinjer. Et varsel som omhandler brudd mot en annen person krever ofte en mer detaljert rutine enn en ordinær varslingssak. Trygg-retningslinjene vil ivareta dette, og samtidig kunne fungere som retningslinjer for andre type varsler også.

Å utvikle en beredskapsplan

Å ha en god beredskap betyr å være beredt til innsats for å møte uventede kriser eller kritisk situasjoner. En god beredskapsplan vil være et viktig oppslagsverk i møte med ulike kriser og bør også være et grunnlag for opplæring av tillitsvalgte og personer med ekstra ansvar for sikkerhet. Det er spesielt under større arrangementer og aktiviteter at beredskapsplaner er viktige, men det kan også være viktig å ha en beredskapsplan på plass i det daglige. Beredskapsplanen bør lages etter at organisasjonene har gjennomført en analyse av risiko for det enkelte arrangement eller aktivitet, og inneholde nøyaktig rutiner for hva som er viktig å gjøre hvis en kritisk situasjon oppstår. Den bør også inneholde hvem som har hovedansvar for å håndtere situasjoner og hvem man skal kontakte i en krisesituasjon.

Organisasjonens ledelse har det overordnede ansvaret for å sikre at organisasjonen er trygg for alle medlemmer. Det er deres oppgave å utforme tydelige mål, aktiviteter og rapporteringsstruktur for organisasjonen og sørge for at oppdaterte retningslinjer, rutiner og beredskap er på plass. I tillegg har de et overordnet ansvar for å sørge for at disse er godt kjent blant alle i organisasjonen. Dette krever at ledere av organisasjonen tilegner seg betydelig med kunnskap for å utføre sine arbeidsoppgaver og for å være en sentral ressurs for andre. Gode læringsmål for ledere kan være å ha god kunnskap om:

• Innholdet i og funksjonen til vedtekter, etiske retningslinjer, retningslinjer for Trygg og beredskap.

• Lederrollen og lederskap av ansatte, tillitsvalgte og frivillige. Hvor viktig det er å være et godt forbilde for å bygge en god organisasjonskultur.
• Hvordan utforme gode tiltak for å spre organisasjonens verdier, oppmuntre etisk adferd og bygge en god beredskap. Dette inkluderer kunnskap om håndtering av varsler, og hvordan oppmuntre en kultur hvor det er en lav terskel for å si fra.

Opplæring av sentrale ledere kan være vanskelig å få til internt i organisasjonen. Det kan derfor være lurt å innhente kompetanse og hjelp utenfra. Det finnes flere gode aktører på feltet, men vær bevisst på å lage en klar bestilling slik at kursing svarer på de behovene din organisasjon har.