Jeg skal gjennomføre samtaler i en varslingssak. Hva gjør jeg?

Etter at politiet er ferdig med sin etterforskning, eller i de saker hvor det ikke foreligger en anmeldelse, vil organisasjonen ta opp saken til videre behandling internt. Alle som er involvert direkte i saken vil bli innkalt til samtale. Dette vil i normalt være den som har varslet og den det er varslet om. I noen tilfeller er det relevant å kalle inn personer som enten har vært vitner eller sitter med viktig informasjon i saken. Noen ganger er varsler en annen enn den som har blitt utsatt for hendelsen, og begge vil da bli innkalt til hver sin samtale.

Innkalling til samtale bør være skriftlig, klart vise hva samtalen skal handle om og inneholde en overordnet oppsummering av varselets innhold. Det er viktig at den enkelte har mulighet til å forberede seg og eventuelt få mulighet til å finne en støtteperson å ha med i samtalen.

Hvis det er praktisk mulig bør det være to til stede ved gjennomføring av samtalen. Den ene vil føre samtalen, mens den andre vil ha rollen som referent og kunne stille oppfølgingsspørsmål om noe er uklart. Gjennomfør samtalen på et rolig og nøytralt sted hvor andre ikke kan overhøre eller forstyrre.

I forkant, sett opp en struktur for samtalene og et samtaleskjema. Forbered en god introduksjon som forklarer både hva som har vært saksgang så langt og hva som vil være veien videre. Til samtalen med den det har blitt varslet om, forbered en god oppsummering av varselet til innledningen, med en klar beskrivelse av hva hen er anklaget for. Legg opp samtalen slik at alle parter føler at de får uttale seg og blir hørt på lik linje.

Som oftest gjennomføres det først samtale med den som har varslet og opplevd det som har skjedd. Dette for å få et så fullstendig bilde av saken som mulig. Samtalen bør legges opp slik at personen får informasjon om varselet organisasjonen har fått inn, for å så fortelle fritt om hva som har skjedd. Oppfølgingsspørsmål og utdypinger kan tas til slutt.

Under samtalene, spør personen om å fortelle kronologisk og forklare steg for steg om hva som har skjedd. Lytt nøye, bekreft det dere hører og opptre rolig. Ha fokus på å være åpen og interessert, og la personen fortelle med egne ord uten å avbryte. Avslutningsvis kan det være nyttig å spørre personen om hva hen ønsker skal skje videre og hva som er viktigst for at hen skal fortsette sitt engasjement i organisasjonen. Avslutt samtalen med å informere om veien videre i saken.

Om det skal gjennomføres samtaler med vitner eller andre som har viktig informasjon kan disse gjennomføres på samme måte.

Samtalen med den det har blitt varslet om gjennomføres ofte til slutt. Dette for at personen skal få fremlagt alle elementer i saken og får forklare seg om alle handlinger eller hendelser hen er anklaget for (kontradiksjon). Samtalen bør legges opp slik at den som er innkalt først får fremlagt hele innholdet i varselet og så får forklare seg fritt.

Under samtalen er det viktig at den det er varslet om forklarer seg om alle handlinger og hendelser som er med i varselet, gjerne i kronologisk rekkefølge. Hvis personen ikke anerkjenner innholdet i varselet, kan det være nyttig å spørre om hvorfor hen tror at varselet har blitt sendt inn. Om det finnes dokumentasjon på hva som har skjedd legges dette fram. Lytt nøye, bekreft det dere hører og opptre rolig. Ha fokus på å være nøytral og ikke forutinntatt. Vær interessert og la personen fortelle med egne ord uten å avbryte. Avslutt samtalen med å informere om veien videre i saken.

Oppsummer samtalene i referat som sendes til gjennomlesing og godkjenning i etterkant. Den som har vært med i samtalen kan gjerne komme med rettelser eller tilføyelser. Det er viktig at personen får eie sin forklaring og at den er tro mot det som ble sagt.

Om den som varsler eller den det varsles om har bilder, film, meldinger, chat, bevis fra lege eller politi, eller annen type dokumentasjon som bekrefter det som har skjedd bør dette overleveres enten under samtalen eller rett i etterkant. Dette legges ved referatet som dokumentasjon. Med samtykke fra den som levert inn dokumentasjonen kan det også brukes i samtale med de ulike partene.

Prinsippet om konfidensialitet gjelder også oppbevaring av referat og dokumentasjon av samtalen. Alle opplysninger både fysisk og digitalt skal alltid oppbevares trygt og følge regler for oppbevaring av sensitive personopplysninger (GDPR).

Når den det er varslet om ikke ønsker å forklare seg for organisasjonen, må organisasjonen bestemme om hvordan de ønsker å behandle saken videre. I noen organisasjoner, for at det ikke skal være mulig å trenere saken, er det praksis å fatte en konklusjon etter seks måneder, på bakgrunn av de fakta som foreligger. I andre organisasjoner vil den det er varslet om bli automatisk suspendert, og suspensjonen vil opprettholdes til den som er mistenkt har forklart seg.

Når den som har blitt utsatt for en hendelse ikke ønsker å forklare seg, og det ikke finnes andre gode kilder eller bevis, vil saken bli henlagt. Organisasjonen kan likevel oppbevare varselet og de fakta de har i saken i en periode. Dette i tilfellet den som har vært utsatt ønsker å ta opp saken på et senere tidspunkt eller som bakgrunnsinformasjon hvis det skulle komme inn nye varsler.