Dokumentasjon i en varslingssak

Det er viktig å dokumentere hva som skjer i en varslingssak fra et varsel kommer inn til saken er helt avsluttet. Dette er både for å sikre at innholdet i hva som kommer fram blir nøye nedtegnet i løpet av prosessen, men også for klarlegge hva som ble gjort underveis av personene som er ansvarlig for håndteringen. Dokumentasjonen er hovedgrunnlaget for å fatte en konklusjonen i saken, og for å kunne vise at prosessen for å håndtere varselet har vært god og etterrettelig.

De viktigste elementene å dokumentere i en varslingssak er varselet i seg selv, samtalene med alle som har vært involvert i saken, konklusjon og vedtak, og en tidslinje for hva som ble gjort underveis i prosessen. Her er en liste over de viktigste dokumentene:

Varselet:

Dette kan enten være dokumentert i et varslingsskjema (lenke), i et referat fra første samtale om varselet kom inn muntlig, eller kopi av skriftlig varsel om det ble tilsendt via e-post, sosiale medier eller vanlig post.

Referater:

Det skal føres referat fra alle samtaler med den som varsler, den det er varslet om og andre som har avgjørende informasjon om saken. Referatene bør godkjennes enten på slutten av møte eller rett i etterkant av de som er med i samtalen. Bevis som innleveres i saken bør legges som vedlegg til det enkelte referat.

Innstilling:

Innstilling fra gruppa som behandler varselet om hva de tenker er riktig utfall av saken må være del av dokumentasjonen. Innstillingen bør inneholde en kort oppsummering av varselets innhold, bakgrunn for saken, og oppsummering av innhentet informasjon fra ulike parter og bevis som er levert inn. Innstillingen avsluttes med hva som er gruppas konklusjon og hva de foreslår som vedtak i saken.

Vedtak:

Vedtaket bør vise hva som er konklusjonen og hva som er grunnlaget for konklusjonen. Vedtaket bør også inneholde beslutning om eventuelle reaksjoner.

Tidslinje:

Tidslinjen er en logg over alle hendelser, hva som ble gjort og hva som ble bestemt underveis i prosessen fra start til slutt. Den bør vise dato for når varselet ble mottatt og hva som ble gjort for følge det opp, dato for alle møter i gruppa som behandlet varselet og hva som ble bestemt i møtene, og datoer for alle samtaler som ble gjennomført. Tidslinjen bør klart vise når noe skjedde, hvem som gjorde det og hvilke beslutninger som ble fattet.

Bevis kan være alt fra meldinger via sms eller chat, til bilder eller film, eller tekniske bevis fra undersøkelse på et overgrepsmottak eller fra lege. Om saken skal anmeldes videre til politiet kan fysiske bevis som undertøy og klær også være viktig å ta vare på. Bevis kan også være faktaopplysninger rundt det som har skjedd som hvor hendelsen skjedde, hvordan noen så ut, om det var vitner til det som skjedde eller andre detaljer rundt hendelsen. Om en sak allerede har vært etterforsket av politiet kan dokumentasjon fra politiet også være gode bevis på hva som har skjedd.

Bevis kan i en varslingssak kan være en god støtte for å bekrefte det som en varsler eller den som får et varsel mot seg forteller. En organisasjon vil ikke selv etterforske en sak, men dokumentasjon på hva som har skjedd vil kunne brukes i vurderingen av saken. Bevis bør overleveres enten under varslingssamtalen, rett i etterkant eller . Alle bevis vil legges ved referatet som dokumentasjon til varselet.

Dokumentasjon i en varslingssak må oppbevares på et sikkert sted både elektronisk og fysisk, og følge gjeldende retningslinjer for GDPR. Fysisk oppbevaring bør skje i et brannskap som man kan låse. Oppbevaring elektronisk bør være på et sikret domene/ server som er lukket for innsyn for alle andre enn de som håndterer varselet. Oversending per e-post bør være med et system som sikkert for oversending av informasjon (de fleste er det i dag). Et ekstra sikkerhetstiltak kan være å anonymisere personene varselet gjelder i all dokumentasjon, og at hvem som er varsler og det er varslet om oppbevares et separat sted.

Hvor lenge informasjonen skal oppbevares er det foreløpig ingen klare for svar på. Forhold det bør tas hensyn til er at saker kan dukke opp mange år i ettertid og det er vanskelig å gjøre rede for hva som har skjedd hvis dokumentasjonen er slettet eller makulert. Videre kan det være at nye varslingssaker dukker opp om samme person, og det er viktig å da kunne se flere saker under ett. Dette gjelder spesielt i saker hvor varsler selv ikke har ønsket å gå videre med saken. En generell anbefaling er at informasjon oppbevares i minimum 3 år og maksimum 10 år, beroende på hvor alvorlig innholdet i varselet har vært.