Før en organisasjon kan håndtere et varsel er det viktig å avklare hvem som har ansvar for å undersøke saken, hvordan de skal jobbe og hvilken myndighet personene har til å fatte beslutninger. Det er helt individuelt hvordan den enkelte organisasjon velger å løse dette, men det viktigste er at det står klart definert enten i et vedtak fra styret eller nedfelte i organisasjonens retningslinjer for varsling.

Uten en klar ansvarsfordeling og myndighet til å handle vil en varslingssak ofte stoppe opp, konflikter kan oppstå om hvem som har ansvar for at saken blir undersøkt, og ansvar for hvem som skal ivareta personen som varsler blir uklart. Dette kan få alvorlig konsekvenser, ikke bare for den som varsler i den konkrete saken, men også den tilliten som medlemmer i organisasjonen har til at det nytter å varsle.

Under følger en beskrivelse av ulike forslag til løsninger som vi tenker kan fungere for både store og små organisasjoner.

Løsning 1 – Arbeidsutvalget er varslingsutvalg

I noen organisasjoner utpekes arbeidsutvalget til å fungere som varslingsutvalg og vil være ansvarlig for håndtering av varslingssaker fra start til slutt. De vil si at leder, generalsekretær og nestledere i styret eller sekretariatet kommer sammen når et varsel kommer inn. De er en del av varslingsutvalget i kraft av sitt verv eller stilling og vil ikke formelt velges til oppgaven.

Løsning 2 – Formelt valgt varslingsutvalg

Det er en mulighet å formelt velge et varslingsutvalg på organisasjonens årsmøte eller landsmøte. På samme måte som en kontroll eller desisjonskomité vil det være mulig for medlemmer å stille til valg for oppgaven. Det er da vanlig at generalsekretær fungerer som del av utvalget og vil være ansvarlig for praktisk gjennomføring av oppgaver og tilrettelegging av prosessen.

Løsning 3 - Styret oppnevner et varslingsutvalg

En tredje mulighet er at et sentralstyret eller landsstyret formelt oppnevner et varslingsutvalg. Personene i utvalget forespørres ut ifra kompetanse på området og interesse for oppgaven. Personene kan være del av styre eller ha andre tillitsverv i organisasjonen, eller være eksterne personer med spisskompetanse på håndtering av varsler. Igjen er det vanlig at generalsekretær er med i utvalget og tilrettelegger for praktisk gjennomføring av oppgaver og oppfølging av partene i saken.

Hvilken løsning skal vi velge?

Det er ingen løsning som er rett eller gal når du skal sette sammen et varslingsutvalg. Det viktigste er at løsningen passer inn i organisasjonsstrukturen og at sammensetningen sikrer at medlemmer har tillit til at varsler får en rettferdig og grundig behandling.

Det som ofte påvirker hvilken løsning man velger er størrelsen på organisasjonen og hvem som skal fatte beslutninger i en varslingssak. For eksempel er det vanlig at gruppa som håndterer og konkluderer i saken, kun legger fram en innstilling til hva som skal være vedtak. Det er så oppgaven til organisasjonens demokratiske valgte organer å behandle saken og vedta utfallet. Det bør også være en mulighet for de som er parter i saken å anke den videre hvis de ikke er enig i utfallet.

For eksempel hvis arbeidsutvalget har behandlet varselet, kan sentralstyret fatte vedtak i saken, mens landsstyret er ankeinstans. Om det er et varslingsutvalg som har håndtert saken og laget en innstilling, kan arbeidsutvalget fatte vedtak, og sentralstyret være ankeinstans. Noen organisasjoner velger også at arbeidsutvalget både behandler og fatter vedtak i saken, og beslutningen så kan ankes til sentralstyret. Å dele opp hvem som behandler saken, fatter vedtak og behandler en anke er et viktig prinsipp for å dele opp makt og myndighet når beslutninger om varsler fattes. Det vil bidra til at flere perspektiver belyses og en større tro på at varselet får en rettferdig behandling.

En generell tendens er at store organisasjoner velger løsning 3 hvor man oppnevner et varslingsutvalg, mens man i mindre organisasjoner velger løsning 1. Det er sjeldent at varslingsutvalg nedsettes av et årsmøte, men dette kan forekomme i situasjoner hvor vervet innebærer mye ansvar over tid.

Er du nysgjerrig på hvordan et mandat for et varslingsutvalg ser ut? Se eksemplene fra Elevorganisasjonen og Norges Speiderforbund! For å lese mer om arbeidsoppgavene til et varslingsutvalg – trykk her for å gå tilbake til prosess for håndtering av varsler.