Analyse og plan for å bygge en tryggere organisasjon

Å legge en god plan eller strategi for en tryggere organisasjon behøver ikke å være vanskelig. Vi har laget en enkel prosess med erfaring fra våre medlemsorganisasjoner. Denne prosessen har tre steg:

1. Hva er ønsket situasjon for din organisasjon? Ideelt sett, hva må din organisasjon ha på plass for å være en trygg organisasjon?
2. Hva er status i dag i din organisasjon? Hva er allerede på plass? Hva er viktig risiki å være klar over?
3. Hva er gapet mellom ønsket situasjon og hva som er status i organisasjonen? Hva gjenstår å gjennomføre?

En ønsket situasjon er en beskrivelse av hva tillitsvalgte, medlemmer og ansatte mener, ideelt sett, er en trygg organisasjon. Beskrivelsen bør også inkludere hva dere tenker bør være på plass for å sikre trygge rammer og et godt miljø. Dette vil utgjøre målene for det videre arbeidet, både overordnet og for aktivitetene som skal gjennomføres.

Overordnet mål; Vi er en trygg organisasjon!

Det overordnede målet for arbeidet er å være en trygg organisasjon. Men hva betyr det for alle som er med i eller tilknyttet organisasjonen? Den letteste måten å få gode svar er å spørre. Her er noen av svarene medlemsorganisasjonene i LNU fikk da de spurte:

Som grunnlag for trygg! arbeidet hos LNU har vi følgende verdiutsagn om hva en trygg organisasjon er:

Resultatmål; Vi har…

Et resultatmål kan best beskrives som det resultatet du ønsker å oppnå når en aktivitet er gjennomført. De fleste organisasjoner har et overordnede mål eller verdi om å være trygg organisasjon for sine medlemmer. Men det er ikke alltid like lett å se hvordan det kan oppnås i praksis. Vi har laget en liste med forslag til resultatmål som inneholder hva som må være på plass for å være en trygg organisasjon . Noen eksempler er:

• Vi har etiske retningslinjer for organisasjonen som alle tillitsvalgte signerer
• Vi har laget et opplæringsdokument for alle ledere og har lederopplæring i grenser, lederrollen, retningslinjer, beredskap og varsling.

En analyse av nå- situasjonen består av å lage en oversikt over hva som allerede finnes av retningslinjer, rutiner og opplæring, og kartlegge hva slags risiki som er knyttet til ulike aktiviteter organisasjonen har.

Når dere lager en oversikt over eksisterende tiltak og rutiner kan dere enten ta med alt organisasjonen har på tema eller ta utgangspunkt i listen over mål for ønsket situasjon og krysse av for hva organisasjonen allerede har. For denne prosessen kan det være lettest å ta utgangspunkt i listen dere har laget, men kartlegge godt hvor det kan være overlapp. Det er også viktig å undersøke om retningslinjer og rutiner dere allerede har er oppdaterte eller om disse bør revideres som del av prosessen.

Kartlegging av risiko vil som del av denne prosessen handle om å lage en kort analyse av hva som kan gå galt i mellommenneskelige relasjoner på ulike aktiviteter. Ideelt sett er dette en enkel øvelse som både tillitsvalgte i sentralstyre og landsstyre, og ansatte kan være med på. Øvelsen går ut på å først å liste opp alle aktiviteter organisasjonen har, for så å liste hva som kan gå galt (risiko) for hver aktivitet. Det kan også være nyttig å ta en vurdering av hvor sannsynlig hver risiko er og hvor stor konsekvens den kan ha.

Etter å ha oppsummert oversikten over eksisterende tiltak og viktig risiki, er neste steget å finne hva som er gapet mellom ønsket situasjon og dagens situasjon. Sammenlign de to listene og ta vekk de målene som allerede er oppfylt, og eventuelt legg til nye basert på analysen av risiko.

For hvert mål dere har satt dere, sett opp hva som må gjøres for å nå målet, hvem som har ansvaret for å gjennomføre og innen når det skal gjennomføres. Et eksempel på hvordan det kan se ut ser du på bildet under: